Fundamento de Gerenciamento de Projetos

Matriz de análise

Disciplina: Fundamento de Gerenciamento de Projetos

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Tarefa: Analisar o evento da CCC sob a ótica da gestão de projetos, buscando associá-lo aos conceitos desenvolvidos nesta disciplina e aplicá-lo ao mundo dos eventos.

Características do projeto 

Projeto deve ser caracterizado como um esforço temporário com intuito de criar produto, serviço ou resultado, atividade esta que deve conter inicio, meio e fim programado. Com a adquisição da empresa DT Produções para desenvolver o projeto de promover um grande evento musical de rock do final dos anos 80, torna ele um projeto, porque compõe as características de projeto.

Como todo evento musical de grande porte, ele tem inicio, meio e fim. Sendo o inicio o objetivo que é promover a cultura do final dos anos 80, documentação necessária para o evento, recurso que será patrocinado pela própria CCC, os riscos de o evento não dar publico suficiente e o orçamento das atrações e da estrutura.

Temos todo o planejamento do projeto, onde é feito todo o detalhamento do projeto, atrações que atraíram maior numero de publico, local estratégico para o evento, parcerias com fast foods e bebidas, analizando tudo para estabelecer também os valores a ser cobrado pela entrada no evento.

Ainda incluindo a fase de execução do projeto que seria a contratação das atrações, divulgação do evento, fechamento de parcerias de alimentação e bebidas e venda de convites.

No controle da execução é toda a administração de quantidade de publico que comportaram o evento, além da realização do evento e o controle para que tudo saia conforme o planejado.

Chegando ao fim do projeto onde todas as atrações foram apresentadas e colher os feedbacks para que num próximo evento tenha foco em resolver e prevenir os problemas encontrados e aproveitar os pontos positivos observados.

Entregas do projeto segundo as fases de iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento

Iniciação: A elaboração deste projeto é de promover um evento musical de rock da década de 80, que acontecerá no final do ano de 2018 na cidade de Porto Alegre. O objetivo é ter o maior evento dos últimos anos de rock com tema da década de 80, e também promovendo a divulgação dos produtos da CCC no desenvolvendo de um grande evento musical, os ingressos serão cobrados e terá praça de alimentação no evento.

Planejamento: Nesta etapa do projeto é feito uma reunião com o gerente do evento, que provavelmente será o gerente do projeto, juntamente a sua equipe já preestabelecida na iniciação do projeto, para estabelecer e planejar alguns conceitos ou etapas do projeto. A definição do escopo do projeto deve acontecer nesta fase e tendo como seu maior objetivo a divulgação da marca CCC no evento. Então é feito um cronograma de atividades onde é determinado as ações a serem tomadas, como será feito esta divulgação, como atingirá o publico, quais serão as parcerias, a equipe de execução do evento, cronograma de atividades a ser cumprido, descrição financeira, equipe de execução e etc.

Como o tema é rock da década de 80, deve ser feito uma lista de artistas que possivelmente serão contratados para realizar suas apresentações no palco, como objetivo além da divulgação da marca CCC, mas também produzir pela empresa adquirida DT Produções o maior evento dos últimos anos com esse gênero espeficico, essas características devem ser avaliadas junto a parte financeira, como valores dos ingressos tomando como base as despesas adicionais (necessidades técnicas de ambiente sonoro ou visual, numero de atrações, despeças de passagens, hospedagens e elaboração de contratos), Com toda as atrações confirmadas, parcerias de alimentação e bebidas, local já definido pelos organizadores podemos passar para próxima etapa.

Execução: Na fase de execução, é por o que foi planejado em pratica, ir em busca de parcerias, de artistas, local para realização do evento, contratação de equipe de trabalho, cumprir cada passo do que foi planejado, e sempre passar feedback das alterações previstas. É nessa fase que teremos a maior valor de despesas, será inevitável alguns pedidos de mudança de escopo, basta agora manter o controle, o diaologo com o cliente e parcerias, estabelecendo algo bom, para os dois lados.

Controle: Deve ocorrer junto a execução do projeto, assim é possível analisar se está saindo conforme o planejado. Deve ser feito o acompanhamento de indicadores de desempenho do projeto, controlando custos, tempo de execução de cada etapa estabelecida e estabelecer ações corretivas ou preventivas.

Encerramento: No encerramento que devemos coletar os feedbacks dos clientes, avaliar se o proposito do projeto foi atingido, se conseguimos a divulgação da marca CCC como esperado, se atingimos a meta de realizar o maior evento de rock com sons da década de 80.

Estrutura das empresas CCC e DT Produções

Estrutura da empresa CCC:

A empresa CCC atua no ramo de atacados de roupas. Por isso ela segue uma estrutura funcional, onde temos: [pic 1]

Resumo:

Presidente: Responsável por coordenar e gerenciar todas as diretorias.

Financeiro: Responsáveis pelas contas a serem pagas, recebidas e realizar auditorias de controle fiscal e jurídico.

Administração: Contratação de colaboradores, treinamentos e controles administrativos como emissão de nota fiscal etc.

Gerência de Compra: Compra de matéria prima importada ou nacional, a fim de, obter materiais com excelente custo benéficio.

Gerência de Vendas: Realização da venda do produto em loja e exportação.

Logística: Controle de faturamento, estoque e entrega de produtos.

Marketing: Realização de propaganda, comunicação e elaboração de design de divulgação dos produtos

Estrutura da empresa DT Produções:

A empresa DT Produções é uma empresa de eventos. Por isso ela segue uma estrutura projetizada, onde temos:

[pic 2]

Resumo:

Presidente: Realiza o planejamento estratégico do evento, defini as metas a serem atingidas e coordena as diretorias;

Administração: Atividades operacionais administrativos, tratamento de informações, contratação de equipes, distribuição de matérias de apoio e controles de documentação.

Marketing: Propaganda do evento antes e durante, realizar pesquisas de satisfação pós evento, manteem contato com a imprensa antes e durante o evento, realização de atividades culturais e artístico do evento.

Financeiro: Controle de contas a pagar, controle da venda de convites, elaboração de contratos aos prestadores de serviços.

Eventos: Possui varias diretorias interligadas,

Logística: Responsável por elaborar todo o transporte das atrações, equipe de trabalho, hospedagens etc.

Patrocínio: Fechamento de parcerias, comunicação com a empresa foco CCC, busca por melhores benefícios ao evento.

Segurança & Saúde: Destinado a toda segurança do evento, controle de pessoas e manter contato com suporte médico, sinalizações etc.

Atrações: Verifica e contrata as atrações definidas ao evento, procurando as melhores atrações para o momento e buscando novas tendências, além de buscar novidades e diferenciação de atrações para durante o evento, como artistas fantasiados.

Estruturas: Controle de toda estrutura do evento, som, vídeo, praças de alimentação, palco e etc.

Alimentação & Bebidas: Defini o que será comercializado no evento, forma de venda e controle de qualidade dos alimentos e bebidas.

Referências bibliográficas

http://www.revistaespacios.com/a16v37n02/16370208.html – Acesso em 29/04/2018;

https://uvagpclass.wordpress.com/2017/09/05/a-gestao-de-projetos-na-producao-de-eventos/ - Acesso em 26/04/2018